Processo de entrada de pedidos: você está fazendo certo?

Responda rápido: como sua equipe está processando a entrada de pedidos? Ainda é preciso digitar manualmente e transferir os dados entre as plataformas que você utiliza? Se a resposta é positiva, talvez seja o momento de repensar seu processo de entrada de pedidos como um todo.

 

Processo de entrada de pedidos manual

Não é porque você utiliza sistemas específicos para o processo de vendas que poderá chamá-lo de automatizado. Se sua empresa ainda utiliza formulários de papel, PDF, tabelas no Excel ou mesmo sistemas desintegrados do back-office, o processo ainda é manual.

E já falamos por aqui como o processo manual de pedidos cria uma gama de problemas enorme na submissão e entrada de pedidos. Com o processo verdadeiramente automatizado, os vendedores que estão em campo podem enviar pedidos via dispositivos móveis no momento da compra. Como o software de gerenciamento de pedidos sincroniza rapidamente com o escritório central, a confirmação, o processamento e a finalização da ordem de compra são quase que instantâneos. O que é bem diferente dos métodos tradicionais, os quais dependem de e-mail, fax ou até mesmo da entrega de papeis (com risco de extravio) no final do dia.

Além disso, esses papeis dependem da caligrafia de cada representante de vendas. E sabemos que algumas são quase que ilegíveis, tornando a chance de erros de leitura muito grandes. Resultado: sua empresa pode enviar os produtos errados para o comprador ou atrasar a entrega até que a ordem de compra seja conferida. Se essa etapa do processo atrasa, o envio também ficará prejudicado, e logo, toda a experiência de compra dos seus clientes.

 

Falta de integração entre os sistemas

Plataformas desintegradas limitam a eficácia e funcionalidade de todas operações. Executar os sistemas separadamente pode até trazer vantagens a curto prazo, mas a longo prazo irão dificultar o alcance de um ROI satisfatório. Os problemas da falta de integração na entrada de pedidos incluem:

 

  • Necessidade de reinserir manualmente faturas e encomendas;

  • Discrepâncias de informações entre os sistemas;

  • Incapacidade de fornecer informações de inventário em tempo real;

  • Redução da satisfação do cliente.

 

Uma alternativa para a entrada de pedidos

A quantidade de representantes de vendas munidos de tecnologia e que não precisam mais transportar catálogos e formulários de pedidos de papel é cada vez maior. Além disso, esses profissionais não precisam mais repassar os pedidos do papel para o computador, já que é tudo realizado de uma vez só e digitalmente. O resultado são representantes mais produtivos, vendas maiores e mais frequentes e a taxa de erros e devoluções muito menores. Abordamos em outro momento aqui no blog como um aplicativo para vendedores pode aumentar a eficácia das vendas. No caso da entrada de pedidos, um aplicativo é completamente relevante, já que permite que os seus representantes concluam vendas e repassem as informações necessárias para o back-office quase que simultaneamente.

Isso significa que não é necessária a reinserção dos dados do pedidos em sistemas de ERP, já que o aplicativo os pedidos são sincronizados entre os sistemas. Assim, a equipe de back-office recebe o pedido quase que imediatamente e pode começar o processo de entrega antes mesmo de o representante voltar para o escritório.

 

Você acha que está fazendo a entrada de pedidos da maneira mais eficiente possível? Compartilhe sua experiência deixando um comentário.

 

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