Entrada de pedidos: como melhorar este processo na sua empresa

Se você trabalha com vendas em atacado ou distribuição, os processos relacionados à entrada de pedidos são fundamentais para o andamento do seu negócio. Você já parou para analisar a forma como estes vêm sendo realizados? Há, por exemplo, uma equipe dedicada a estes processos, responsável por digitar dados dos pedidos recebidos? Os dados são digitados manualmente ou transferidos diretamente para seu software de gerenciamento? Estas questões são importantes para o empreendedor que deseja analisar e melhorar seus processos de entrada de pedidos. De forma geral, o problema não está relacionado à forma como as equipes inserem os dados relacionados a estes no sistema, mas ao simples fato de terem de fazê-lo manualmente. Entenda porquê:

Procedimentos manuais: problemas

A entrada de pedidos em uma empresa de vendas em atacado ou distribuição de produtos está relacionada à forma seus representantes vão a campo, anotam e submetem estes pedidos. Podem ser utilizados formulários de papel ou digitais, em PDF, e até mesmo planilhas do Excel. Estes podem ser enviados também de diferentes formas, através de contato telefônico com os representantes, por exemplo, ou e-mail. O grande problema de todos estes métodos reside no fato de que são manuais.

Os procedimentos manuais para a entrada de pedidos em uma empresa podem causar atrasos e inconvenientes para esta, prejudicando a satisfação do cliente. Além disso, mobilizam recursos humanos e econômicos para a simples digitalização dos dados em seu sistema. Entenda alguns dos problemas decorrentes dos procedimentos manuais:

  • As diferenças de caligrafia entre os representantes podem causar erros de interpretação na entrada dos pedidos. Um número ou letra entendidos erroneamente podem trazer erros e problemas no envio.
  • O atraso na submissão dos pedidos também pode ser um problema. É comum, por exemplo, que os representantes deixem para submeter todos estes de uma vez no final da semana. Este atraso pode fazer com que também as entregas sejam atrasadas.
  • As entradas de pedidos manuais não podem escalar em situações especiais, quando a empresa recebe um volume muito maior de solicitações. A participação em um grande evento ou uma feira pode fazer com que a sua equipe fique sobrecarregada somente com a função de digitalizar e inserir pedidos no sistema.

Mecanismos digitais para a entrada de pedidos

A tecnologia vem contribuindo para que os processos relacionados à entrada de pedidos nas empresas sejam realizados de forma mais ágil, prática e econômica, evitando erros e atrasos. Através destas soluções, seus representantes podem anotar os pedidos diretamente em dispositivos móveis, como tablets e smartphones, acessando com facilidade o catálogo de produtos e os arquivos de cada cliente. O pedido pode ser submetido logo em seguida através da internet, atingindo o sistema ERP da empresa, que notifica prontamente a equipe responsável.

Em outras palavras, as soluções digitais para os processos de entrada de pedidos permitem que estes sejam aprovados, assinados pelo cliente e inseridos no sistema da empresa através de poucos cliques. Permitem, assim, redirecionar sua equipe para atividades que contribuam para impulsionar a receita da empresa e oferecer um melhor atendimento ao cliente.

Sua empresa já utiliza sistemas digitais para a entrada de pedidos? Como vem sendo esta experiência? Compartilhe conosco nos comentários!

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